Ce qu’il faut avoir sous la main avant de se lancer
Une demi-journée avec la personne qui tient le processus suffit à réunir de quoi comparer deux propositions et choisir sur ce que le travail coûte aujourd’hui.
Un premier projet d’IA cale rarement sur la technique. Il cale parce que le processus visé n’a jamais été décrit, parce que personne ne sait où vivent les données, ou parce que personne n’a dit à l’avance ce qui vaudrait un oui.
Ce qu’il faut réunir#
Un processus, pas un service entier#
Ce qui marche commence sur un enchaînement précis : la saisie des commandes reçues par courriel, la relance des factures en retard. « La comptabilité » ou « le commercial » ne se traitent pas d’un bloc. Trois lignes suffisent : ce qui déclenche le processus, ce qui le termine, combien de fois il tourne.
Une personne qui en répond#
Quelqu’un doit connaître ce processus assez bien pour dire comment se traite un cas bizarre. C’est en général celui qui le fait tous les jours, pas son directeur. Sans lui, ces choix reviennent au prestataire, qui ne vit pas avec les conséquences.
Les données que le processus utilise déjà#
Repérez où elles vivent : un logiciel métier, une boîte aux lettres partagée, un dossier réseau, quelques fichiers tableur. Vérifiez surtout qu’une personne chez vous peut réellement en sortir un export. C’est là que ça bloque le plus souvent, et le volume compte moins que de savoir où c’est.
Ce qu’on a le droit d’en faire#
Deux questions suffisent avant d’appeler qui que ce soit. Ces données viennent-elles de chez vous, ou d’un achat dont vous connaissez l’origine ? Et le processus produit-il un avis sur une personne ? Un tri de candidatures ou une évaluation des performances relève d’un régime plus lourd : ce n’est pas le bon premier chantier.
Les systèmes destinés au recrutement, à la sélection des candidats, à l'évaluation des performances ou à l’attribution de tâches selon le comportement sont classés à haut risque.
Ce que ce processus coûte aujourd’hui#
Un ordre de grandeur suffit : le nombre de dossiers traités par mois, le temps moyen passé sur un dossier, ce qu’une erreur coûte quand elle passe. Trois chiffres griffonnés valent mieux qu’une étude. Sans eux, aucun calcul de retour n’est possible et la décision se prend à l’intuition.
Le résultat qui vous ferait dire oui#
Dites à l’avance ce que vous accepteriez : deux heures rendues chaque semaine à une assistante, un délai de réponse ramené sous vingt-quatre heures. Un seuil posé avant de commencer rend la réussite vérifiable, et vous évite de payer pour une démonstration qui impressionne sans rien changer.
Quelqu’un qui peut trancher#
Une personne, chez vous, doit pouvoir engager la dépense et le temps des équipes, puis dire oui ou non à la fin. Ce n’est pas forcément un responsable informatique. Quand elle n’est pas identifiée dès le départ, le projet avance jusqu'à la première décision, puis s’arrête là.
Si vous voulez d’abord situer votre projet, le point d’orientation prend quelques minutes.