Enregistrer les commandes reçues par courriel

Les commandes arrivent en courriel, en PDF joint, parfois en photo d’un bon signé. Chacune est relue, puis retapée à la main dans le logiciel de gestion. Quand le carnet se remplit, une commande attend un jour ou deux avant d’exister dans le système. Et la correspondance entre les références de vos clients et les vôtres tient dans la tête de la personne qui fait ce travail depuis dix ans.

Ce que ça change#

• Une commande reçue le matin est prête dans votre logiciel dans la foulée, sans ressaisie.
• Les références du client sont rapprochées de votre catalogue, y compris les libellés inhabituels.
• Prix, remises et conditions sont contrôlés contre votre tarif avant que la commande parte en préparation.
• L’administration des ventes traite les cas qui coincent et rappelle les clients, au lieu de taper.

Ce qui reste à une personne#

La commande est préparée, jamais enregistrée toute seule : quelqu’un de votre équipe valide avant qu’elle parte. Tout ce qui sort de l’ordinaire lui remonte plutôt que d'être deviné — adresse inconnue, remise inhabituelle, quantité surprenante. Et c’est vous qui réglez à partir de quel niveau de doute une commande revient à un humain.

Par où commencer#

Le point de départ est un mois de vos commandes réelles : combien passent par une saisie à la main, ce que chacune coûte en temps, et où ça bloque. C’est ce que chiffre le diagnostic, sur vos volumes plutôt que sur une moyenne de marché.