Traiter les demandes d’achat et suivre les commandes

Une demande d’achat part par courriel, et plus personne ne sait où elle en est. Les mêmes vérifications se refont à la main, fournisseur après fournisseur. Un abonnement se reconduit tout seul et vous le découvrez sur la facture. Chaque mois, une part de la dépense passe à côté des conditions que vous avez déjà négociées.

Ce que ça change#

• Chaque demande arrive complète chez celui qui valide : pièces vérifiées, doublons de fournisseurs écartés, offres reçues comparées côte à côte.
• Les commandes en retard sont relancées sans que personne ait à y penser.
• Les renouvellements sont signalés pendant que le préavis court encore, plutôt qu'à la facture.
• Les écarts entre une facture et la commande d’origine remontent avant le paiement.

Ce qui reste à une personne#

Le choix du fournisseur, la négociation et l’engagement de la dépense restent à un responsable nommé : l’agent prépare le dossier, il ne signe pas. Les montants qui déclenchent une validation et l’ordre des approbations sont repris de votre politique d’achats. Rien ne s'écrit dans votre outil de gestion sans confirmation explicite.

Par où commencer#

Le diagnostic chiffre, sur vos volumes de demandes et vos contrats en cours, ce que ce chantier vous rendrait en heures et en euros. Il dit aussi s’il vaut mieux commencer par un autre.